Charte de déontologie Autonomia

Le mot des dirigeants

La relation que nous tissons avec nos clients et leurs proches est basée sur une valeur qui nous est chère, la confiance. C’est elle qui nous permet d’exercer nos missions avec sérénité et expertise. 

Par cette charte, nous souhaitons nous engager vis-à-vis de nos clients, de leurs proches et de nos partenaires à travailler ensemble animés par les valeurs et l’éthique qui sont aux fondements d’Autonomia.

Soyez assurés de notre implication et de notre soutien pour la mise en œuvre et le déploiement des règles et principes énoncés dans cette Charte.

Damien Cacaret et Constance Wiblé

Objet de la charte de déontologie

Notre charte de déontologie et les documents qui s’y rattachent, fixent les devoirs et les obligations qui s’appliquent à chacun d’entre nous dans le cadre de la conduite de nos missions.

Elle énonce les règles élémentaires ainsi que le socle de valeurs communes à tous les collaborateurs Autonomia, qui doivent gouverner, en toutes circonstances, le comportement de l’ensemble des collaborateurs tant vis-à-vis de ses pairs que de ses clients ou de ses partenaires, publics ou privés.

Ces règles sont l’expression des valeurs d’Autonomia : Confiance - Transparence - Simplicité.Une procédure d’alerte est mise en place pour garantir l’application effective de ces règles.

1 - Portée de la charte

A l’ensemble des dirigeants, représentants et salariés d’Autonomia quel que soit le lieu où ils exercent leur activité ;

Pour l’ensemble des activités du Groupe, que ce soit en son sein ou dans le cadre de ses relations avec ses partenaires.

Il est rappelé que les Collaborateurs sont également soumis au respect des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles en vigueur dans les pays où ils exercent ainsi qu’au respect de l’ensemble des règles internes, notamment celles définies dans les règlements intérieurs, chartes, etc.., qui leur sont applicables.

La présente Charte complète ces dispositions mais ne les remplace pas.

2 - Les règles énoncées dans cette charte

Sont soutenues par les plus hauts échelons de la hiérarchie, autant dans leurs discours que dans leurs actes.

Sont régulièrement expliquées par écrit et oralement.

Pourront faire l’objet de revues périodiques sur leur mise en œuvre et leurs améliorations.

Le non-respect de ces règles par un Collaborateur constituerait une faute et pourrait faire l’objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave.

La Charte sera remise et signée par chaque Collaborateur lors de son arrivée dans la société, affichée dans les lieux de travail et diffusée sur le site internet d’Autonomia.

En cas de doute sur le sens ou la portée d’une des règles formulées dans cette Charte, le Collaborateur concerné est invité à solliciter des conseils en suivant la procédure décrite au titre 4. 
Toute situation qui serait susceptible d’entraîner un risque ou constituer une violation de la Charte peut être signalée selon la procédure décrite au titre 3.

3 - Les règles déontologiques d'Autonomia

3.1 Prévention des conflits d’intérêts

 

L’acceptation d’activités ou de fonctions rémunérées en dehors d’Autonomia ne doit pas porter atteinte à l’obligation de fidélité et de loyauté à laquelle chaque Collaborateur est tenu envers son employeur en vertu de son contrat de travail.

Le Collaborateur s’interdit, conformément à son obligation de loyauté,d’exercer une activité professionnelle concurrente, autre que celle qu’il exerce pour le compte de la Société.

En cas d’exercice d’une autre activité professionnelle, non concurrentielle à celle de la société Autonomia, le Salarié s’engage à en informer expressément la Société, et à justifier de ses horaires de travail afin de justifier du respect des durées maximales de travail et des temps minimums de repos. 

Les Collaborateurs du Groupe doivent veiller, par ailleurs, à ne pas se trouver dans une situation de conflit d’intérêts.

Il existe un conflit d’intérêts lorsque l’intérêt personnel d’un Collaborateur (ou ceux d’une personne physique ou morale à laquelle il serait lié) peut entraver son objectivité, son jugement ou sa capacité à agir exclusivement au mieux des intérêts du Groupe. 

A titre d’illustration, un Collaborateur peut être confronté à un conflit d’intérêts lors du choix d’un partenaire Autonomia dans lequel un de ses proches (parent, conjoint, enfant, …) est investisseur ou dirigeant ou lors de la conclusion ou l’exécution de contrats de toute nature avec des sociétés dans lequel un de ses proches (parent, conjoint, enfant, …) est investisseur ou dirigeant.

Dans l’hypothèse d’un conflit d’intérêts avec Autonomia, réel ou supposé, le Collaborateur devra en informer aussitôt son responsable hiérarchique et s’abstenir de toute immixtion dans les relations que Autonomia entretient avec le tiers concerné, tant qu’une solution n’aura pas été trouvée.

 

3.2 Cadeaux, invitations et avantages divers

 

Autonomia s’oppose à ce que ses Collaborateurs promettent ou offrent, directement ou indirectement, des offres, cadeaux, dons, promesses ou avantages quelconque à des clients ou autres partenaires de nature à influencer, ou donner l’impression d’influencer, une décision commerciale. 

Réciproquement, Autonomia s’oppose à ce que ses Collaborateurs, reçoivent directement ou indirectement, des offres, des promesses, des dons, des présents ou des avantages quelconques, de clients ou partenaires risquant de compromettre leur impartialité ou leur indépendance de décision. 

Sont visés dans ces deux paragraphes les cadeaux, promesses, dons, offres ou avantages divers qui, de par leur valeur, leur caractère inhabituel, pourraient être considérés comme étant en dessous de leur prix de marché et/ou disproportionnés dans le cadre de relations commerciales courantes. Par défaut, tout don, cadeau ou sortie de quelque valeur que ce soit entre dans cette catégorie. 

Un Collaborateur qui se verrait proposer des tels cadeaux, avantages ou invitations tels que définis ci-dessus de la part d’un client ou partenaire devra déclarer ceux-ci à son supérieur hiérarchique et refuser ou retourner le cadeau, avantage ou invitation.

 

3.3 Protection des informations confidentielles et du patrimoine Intellectuel

 

Concernant les informations confidentielles et les éléments de propriété intellectuelle, leur accès et leur divulgation sont limitées aux seules personnes qui, en raison des fonctions qu’elles occupent au sein d’Autonomia, sont habilitées à utiliser ces informations et ce, dans le respect des règles précisées dans le contrat de travail ainsi que de la Charte informatique, annexée au Règlement intérieur. Toute personne utilisant ces informations doit le faire avec toutes les précautions de sécurité requises.

 

L’utilisation des ordinateurs, téléphones portables et autres Ressources informatiques et Services internet mis à disposition des Collaborateurs de la société Autonomia doit se faire dans un cadre légal et éthique, conformément aux règles et procédures figurant dans la Charte informatique, annexée au Règlement intérieur. 

 

Chaque Collaborateur doit s’assurer qu’il met en sécurité les données confidentielles contenues sur son PC ou son téléphone portable.

 

Tous les échanges entre un Collaborateur et ses clients relèvent du secret professionnel et ne doivent en aucun cas être divulgués à des tiers.

4 - Procédure d'alerte professionnelle

4.1 Finalité 

 

Autonomia met à disposition de chaque Collaborateur un dispositif d’alerte professionnelle afin que ces derniers soient en mesure de signaler, de manière confidentielle, tout comportement de la part d’un ou plusieurs Collaborateurs qu’il estime contraire aux règles déontologiques énumérées dans la présente Charte.

Il est rappelé que l’usage du dispositif d’alerte est facultatif. Le fait pour un salarié de s’abstenir d’utiliser le dispositif d’alerte ne saurait entraîner aucune conséquence à son encontre. 

Ce dispositif ne se substitue pas aux autres modes de signalement dans l’entreprise et ne doit être déclenché que dans le respect des lois et règlements applicables, et dans les cas exceptionnels où le canal hiérarchique, les dispositifs d’alerte institués par la loi, ou encore les dispositifs de contrôle existants au sein d’Autonomia pourraient ne pas fonctionner.

 

4.2 Déclenchement de l’alerte professionnelle 

 

L’identification du lanceur d’alerte demeurera confidentielle et ne sera pas révélée sans l’accord de l’auteur de l’alerte. Elle pourra être révélée dans l’hypothèse où l’alerte donnerait lieu à une action civile ou pénale contre les contrevenants.

Par exception, les alertes anonymes sont admises et réservées aux situations dans lesquelles la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels sont suffisamment détaillés.

L’alerte sera traitée de manière anonyme dès lors que l’émetteur de l’alerte est informé que toutes les précautions ont été prises pour protéger son identité tant vis-à-vis de la personne mise en cause que de sa hiérarchie. 

Les éléments de nature à identifier l’émetteur de l’alerte ne peuvent être communiqués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement de l’intéressé.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par l’alerte ne peuvent être communiqués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois le caractère fondé de l’alerte.

L’utilisation abusive du dispositif pourrait exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires. 

En revanche, l’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n’exposera son auteur à aucune sanction disciplinaire.

 

4.3 Personnes visées par l’alerte professionnelle

 

Toute personne est susceptible de faire l’objet d’une alerte. 

 

4.4 Comité Éthique

 

Si un Collaborateur estime qu’un manquement grave aux règles déontologiques énumérées dans la présente Charte est commis ou sur le point de l’être, il peut s’adresser aux membres du comité Éthique, composé de 

Véronique Cayado, veronique.cayado@ouicare.com, 07 76 38 74 22

Benjamin Zimmer, benjamin.zimmer@ouicare.com, 06 86 80 16 72

S’engagent à ne pas utiliser les données à des fins détournées et à assurer leur confidentialité ;

S’engagent à respecter la durée de conservation limitée des données et à procéder à leur destruction et à leur restitution conformément aux présentes règles ;

Sont astreints à une obligation renforcée de confidentialité.

Ces personnes seront chargées de procéder à une instruction des faits visés par l’alerte avec, si nécessaire, le concours de toute autre direction.

Le cas échéant, les autorités compétentes seront destinataires de l’alerte dans le cas où celle-ci donnerait lieu à une procédure judiciaire. 

 

4.5 Contenu de l’alerte

 

L’auteur de l’alerte doit décrire l’irrégularité crainte ou constatée de la manière la plus précise et la plus circonstanciée possible, en fournissant le cas échéant tout élément de nature à étayer son signalement.

Seuls seront pris en compte les faits, données et informations formulées de manière objective, en rapport direct avec les domaines qui rentrent dans le champ du dispositif d’alerte et strictement nécessaires aux opérations de vérification.

 

4.6 Traitement de l’alerte

 

Dès réception de l’alerte, les personnes désignées au 4.4 sont chargées de vérifier les faits allégués.

 

Après examen de l’alerte, les personnes désignées au 4.4 procèdent aux investigations appropriées et décident des suites à donner aux éventuels manquements constatés, telles que sanctions disciplinaires ou saisine des autorités administratives ou judiciaires. 

L’auteur de l’alerte sera informé sans délai de la bonne réception de son signalement et du délai prévisible nécessaire à l’examen de la recevabilité de son signalement, par tout moyen destiné à assurer la confidentialité des échanges.

Il sera également informé des suites données à son signalement lors d’un entretien avec l’une des personnes mentionnées au 4.4.

Lorsqu’il est procédé à la clôture des opérations de recevabilité et de vérification, l’auteur de l’alerte et le(s) personne(s) visée(s) par celui-ci en sont informés par tout moyen destiné à assurer la confidentialité des échanges.

Toute donnée communiquée dans le cadre de la mise en œuvre du dispositif d’alerte mais ne concernant pas les domaines qui rentrent dans le champ du dispositif d’alerte, sera détruite après anonymisation par les personnes désignées au 4.4, sauf si l’intérêt vital de l’entreprise est concerné. 

Dans ce dernier cas, il pourra décider d’alerter la hiérarchie et/ou les autorités concernées.

 

4.7 Droit d’accès, de rectification et de suppression des données à caractère personnel

 

Toute personne visée par une alerte est informée dès l’enregistrement, informatisé ou non, de données la concernant.

 

Elle est également informée qu’elle peut retirer son consentement à tout moment.

Elle peut accéder et demander la rectification ou la suppression des données la concernant si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées ou lors du retrait de son consentement.

Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de la personne visée par une alerte intervient après l’adoption de ces mesures.

Le droit d’accès, de rectification et de suppression s’exerce par courrier électronique auprès des personnes citées en 4.1.

En tout état de cause, la personne visée par l’alerte ne peut, en aucun cas, obtenir de la part du Responsable du traitement, des informations concernant l’identité de l’émetteur de l’alerte.

 

4.8 Durée de conservation des données à caractère personnel

 

Toute donnée, ayant fait l’objet d’une vérification, sera détruite après anonymisation par le référent saisi dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification, sauf dans le cas où une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne visée ou de l’auteur d’une alerte abusive. 

 

Dans ce dernier cas, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure.

5 - Règles de publicité, entrée en vigueur, modifications de la Charte

Un exemplaire de la Charte sera remis à chaque nouvel embauché de la société. 

En tout état de cause, la Charte sera affichée au sein des cabinets Autonomia et diffusée sur le site Internet.

Les modifications et adjonctions apportées à la Charte feront l’objet des mêmes procédures de communication et de publicité et de dépôt, à l’exception de la mise à jour de l’Annexe 1 où se trouve la table de correspondance des documents qui s’y rattachent.

Toute clause devenue contraire aux dispositions légales et réglementaires ou conventionnelles, du fait de l’évolution de ces dernières, sera nulle de plein droit.

L’entrée en vigueur de la Charte est fixée au 01/07/2021.